Концепция программы БУРАН
Когда бухгалтер работает, например, с программой Excel, то он видит в электронной таблице сразу весь учет наглядно: прямо здесь происходит ввод данных, тут же выполняются необходимые расчеты по формулам, и эта же таблица является собственно результирующим отчетом. А в бухгалтерской программе пользователь, вводя приходную накладную, видит только накладную, поэтому не сразу понимает, как из нее потом получится материальный отчет или кредиторская задолженность. Рассмотрим вкратце, как устроена программа БУРАН, чтобы понимать, откуда что берется.
Проводки
Основой учета в программе БУРАН являются бухгалтерские проводки, которые создаются в первичном документе. Повседневная работа бухгалтера и состоит в том, что он вводит в программу различные документы. Обычно это происходит в меню Документы - Документы по группам. Например, вводится приходная накладная.
В процессе ввода документа в нем автоматически создаются проводки. Схема проводок задается в меню Справочники - Типы документов. Бухгалтер сам описывает нужные ему схемы проводок по мере надобности.
Кнопка Объекты/Проводки в накладной позволяет увидеть созданные проводки.
Проводка состоит из семи полей:
- Дата - дата проводки
- Дт - счет по дебету
- Кт - счет по кредиту
- Кому - субъект при дебетовом счете
- От кого - субъект при кредитовом счете
- Объект - некоторый объект учета, который передается с кредитового счета на дебетовый
- Сумма - денежная сумма проводки.
Обязательными полями являются Дата, Дт, Кт и Сумма. А необходимость заполнения остальных полей зависит от содержания проводки, от типов счетов, участвующих в проводке. Тип каждого счета (простой, субъектный или объектный) задается в меню Справочники - План счетов. При субъектном счете следует указывать соответствующий субъект Кому или От кого. А если в проводке участвует объектный счет, то нужно заполнить и поле Объект. Если в конкретной проводке не все требуемые поля заполнены, то она показывается красным цветом.
В нашем примере счет 10.5 - объектный (Прочие материальные запасы), 60 - субъектный (Расчеты с поставщиками). Видим, что проводки создаются правильные, какие нам и нужно. Если потребуется, то можем включить признак Ручная проводка и корректировать, удалять или добавлять проводки по своему усмотрению.
Создав эти проводки, мы проделали свою основную работу. Дальше дело за компьютером - отчеты будут формироваться прямо из имеющихся проводок.
Отчеты
Раз есть проводки, то значит уже можем получать различные отчеты. Все отчеты можно условно разделить на следующие группы.
В синтетических отчетах из всей проводки используются только Счета и Сумма, а Субъекты и Объект игнорируются. Например, в Оборотной ведомости просто суммируются все проводки в разрезе счетов. В каком бы первичном документе не находилась проводка, она все равно попадет в этот отчет. Разумеется, при этом учитывается дата проводки и выбранный отчетный период.
Журналы - центр формирования отчетов журнальной системы учета. Здесь можно настроить формирование пакета отчетов - главная книга и журналы по нужным разделам учета.
Мемориальные ордера - центр формирования комплекта отчетов мемориально-ордерной системы бухгалтерского учета. Такой комплект состоит из набора мемориальных ордеров по различным направлениям учета и специфической главной книги, которая формируется построчно строго из этих мемориальных ордеров. Это устаревшая система, которая при компьютерном учете теряет актуальность.
При формировании отчетов группы Дебиторы и кредиторы задействуются не только Счета, но и субъекты Кому и От кого из проводки. Например, если формируем отчет по счету 60, то программа соберет все проводки по этому счету из всех введенных документов, в какой бы группе документов они не находились, и просуммирует их в разрезе субъектов.
В группе материальных отчетов в расчет берутся только те проводки, в которых указан Объект. При этом отчет строится по указанному бухгалтером объектному Счету (счетам), а Субъекты в таких проводках являются материально-ответственными лицами.
Касса - отчеты формируются по счету, который укажет бухгалтер. Обычно это счет 50 Касса.
Карточки - вспомогательные отчеты для получения сведений по конкретному Счету, Субъекту или Объекту.
Как видим, все эти отчеты строятся просто из проводок без учета содержания и расположения первичных документов, в которых находятся проводки. Если мы поняли этот нехитрый принцип формирования отчетов напрямую из проводок, то значит мы поняли основную концепцию программы.
Итого
Таким образом, складывается вполне обозримая общая схема работы:
- Бухгалтер вводит первичные документы
- В этих документах появляются проводки
- На основе проводок формируются все основные отчеты.
В дополнение к этому, в меню Расчеты имеются Инвентарные карточки основных средств. Они существуют отдельно от первичных документов и от проводок. Конечно, приходуются или списываются ОС обычным способом через документы и проводки. А вот расчет амортизации выполняется автономно в инвентарных карточках. Проводки по результатам расчета амортизации бухгалтер вводит в первичных документах обычным способом.