Локальная сеть в бухгалтерии

Если предприятие совсем маленькое, то на нем может работать всего один бухгалтер, он же главбух, он же материалист, он же по зарплате, он же... Обычно это специалист высокой энергии и хорошей квалификации. Весь учет сосредоточен в одних руках, а точнее в одной голове, для работы требуется один компьютер.

На предприятиях покрупнее работает бухгалтерский коллектив под руководством главного бухгалтера. У каждого на рабочем месте имеется свой компьютер. Умение обращаться с компьютером теперь уже не является квалификационным требованием, а считается само собой разумеющимся. И хоть степень владения компьютером очень разный, но минимальными навыками отпечатать письмо или заполнить таблицу владеют все.

Если в бухгалтерии предприятия есть несколько компьютеров, то целесообразно наладить между ними взаимодействие по локальной сети. Отметим некоторые выгоды от этого:

• Можно совместно использовать внешние устройства, особенно принтеры. Достаточно иметь один или два принтера на несколько компьютеров. С любого компьютера можно отправить документ на свободный в настоящий момент принтер.
• Сотрудники могут обмениваться документами или прочими файлами, совместно работать над общими документами. Конечно, без локальной сети тоже можно обмениваться документами, обычно для этого используются флешки.
• Можно работать с единой бухгалтерской программой - каждый сотрудник ведет свой участок учета и формируется общий оборотный баланс и другие отчеты.

Как видим, некоторые выгоды есть, но они не так уж и очевидны, чтобы тратить усилия на создание локальной сети. Ведь для этого нужно подключить все компьютеры специальным кабелем к коммутатору, наладить Windows. Эта техническая часть обычно является главной трудностью на пути создания локальной сети. Однако, в последние годы это перестало быть проблемой, так как локальные сети все равно создаются с целью подключения к интернету.

Создание локальной сети

Когда предприятие обращается к провайдеру для подключения компьютеров к интернету, то провайдер обычно прокладывает интернет-кабель к предприятию, там устанавливает роутер и подключает к этому роутеру компьютеры. Если сеть посложнее, то используются и дополнительные коммутаторы, но суть дела в том, что в результате технически создается локальная сеть. То есть, вроде бы в бухгалтерии провели операцию "подключение к интернету", а фактически получили вместе с интернетом и локальную сеть. Причем отметим, что созданная локальная сеть имеет самодостаточную ценность, она продолжает работать даже в случае прекращения поступления интернета от провайдера.

Все это, конечно, просто и очевидно для специалистов. И если у предприятия есть свой компьютерщик, то все описываемые здесь вопросы он и решает. А данная заметка предназначена для бухгалтеров, лишенных такого специалиста, но которые чувствуют себя продвинутыми и пытаются, по возможности, сами управляться с компьютерными проблемами.

Итак, допустим, у нас в небольшой бухгалтерии есть несколько компьютеров. Мы обратились к провайдеру, и он подключил все компьютеры к интернету. При этом он проложил от каждого компьютера кабель к какой-то коробочке - это и есть аппаратная часть локальной сети. Если мы с любого компьютера можем войти в интернет, то есть войти в Одноклассники, Гугл, Яндекс или тому подобное, то значит провайдер свое дело сделал хорошо - интернет работает.

Раз у всех компьютеров есть интернет, то для нас это еще означает, что работает локальная сеть. Управляет работой сети роутер, к нему подключены компьютеры. В нашей условной бухгалтерии есть три стационарных компьютера и один ноутбук. Компьютер главного бухгалтера снабжен лазерным принтером, а к компьютеру бухгалтера по заработной плате подключено более мощное многофункциональное устройство, совмещающее в себе функции принтера, сканера и копира.

Пока что локальная сеть используется только для одной цели - раздача интернета. Но, раз уж сеть все равно существует, то почему бы не задействовать и другие ее возможности.

Подстройка Windows

Чтобы компьютеры взаимодействовали между собой в локальной сети, нужно дать каждому компьютеру уникальное имя и приписать их к одной рабочей группе. В дальнейшем повествовании для иллюстрации используем Windows 7, в других версиях Windows используется аналогичный подход. На компьютере главного бухгалтера открываем Пуск - Панель управления - Система.

Придумываем компьютеру имя Glavbuh и придумываем имя рабочей группе MSHOME. Эти названия зависят от нашей фантазии, но безопасней использовать латинские буквы, не использовать всякие значки, не делать имена слишком длинными. После ввода имени компьютера и рабочей группы потребуется перезагрузить компьютер.

Необходимо подстроить некоторые параметры общего доступа. Для этого из Панели управления открываем Центр управления сетями и общим доступом и уточняем параметры.

Аналогичную операцию по присвоению имен и подстройке параметров общего доступа проделываем на каждом компьютере, причем имя рабочей группы везде вводим одинаковое. Для примера настроим еще один компьютер с присвоением имени Materialist. Если мы все сделали правильно, то теперь можем с любого компьютера увидеть компьютеры рабочей группы.

Выгода первая - общие принтеры

Компьютер Materialist не имеет своего принтера, зато принтер есть у компьютера Glavbuh. Чтобы этот принтер мог использоваться остальными членами рабочей группы, нужно разрешить к нему общий доступ. Для этого на компьютере Glavbuh в Панели управления открываем Устройства и принтеры, нажимаем правой кнопкой мыши на нужный принтер, выбираем команду Свойства принтера и на вкладке Доступ включаем общий доступ.

Таким образом мы лишь дали разрешение на подключение к этому принтеру с других компьютеров. Теперь на компьютере Materialist мы тоже открываем Устройства и принтеры и выполняем установку сетевого принтера.

Дальше Windows выполняет поиск доступных принтеров, а мы списке обнаруженных сетевых принтеров выбираем нужный.

Продолжаем следовать диалогам и в результате принтер устанавливается.

Теперь бухгалтер, работающий на компьютере Materialist, будет распечатывать документы на общем принтере. Аналогичным образом к компьютеру Materialist, как и к другим компьютерам локальной сети, можно подключить и второй принтер. Один из принтеров назначается основным, то есть используемым по умолчанию, но перед выводом документа на печать можно будет выбрать любой из подключенных принтеров.

В качестве возможной трудности при подключении принтера отметим проблему отсутствия нужного драйвера. Такая ситуация может возникать в том случае, если на компьютерах локальной сети используются разные версии Windows, требующие разных драйверов. В настоящее время чаще всего проблема бывает при использовании на одном компьютере 64-х разрядной версии Windоws, а на другом компьютере 32-х разрядной. В этом случае на том компьютере, к которому непосредственно подключен принтер, требуется установить обе версии драйвера, чтоб он мог выдавать на другие компьютеры затребованную версию. Сделать это можно на компьютере Glavbuh в упомянутой выше вкладке Доступ.

Выгода вторая - общие файлы

Для обмена документами между сострудниками можно на одном из компьютеров создать папку, к которой будут иметь доступ и все остальные компьютеры. То есть, если в такую папку скопировать какие-то файлы, то они сразу будут видны с любого компьютера.

Создадим такую папку в компьютере Glavbuh на диске D:, назовем ее \SERVER, чтоб уже по названию все понимали ее назначение.

Пока что это обычная новая пустая папка. Правой кнопкой мыши нажимаем на папку \SERVER и вызываем меню Общий доступ - Конкретные пользователи. Там выбираем строчку Все. Затем нажимаем кнопку Добавить. Такая настройка разрешает к этой папке доступ Всем, но разрешает только чтение файлов. Мы хотим, чтоб этой папкой все могли пользоваться полноценно, поэтому нажимаем мышкой на слово Чтение. И выбираем режим Чтение и запись. Теперь включаем общий доступ.

Для примера скопируем в эту папки какие-нибудь файлы.

Теперь перейдем к компьютеру Materialist и там посмотрим на Сеть, а именно на компьютер Glavbuh. Видим общие ресурсы этого компьютера, в том числе и папку \SERVER. Можем двойным кликом мыши открыть эту папку и увидеть ее содержимое. Но для более удобной работы мы лучше не будем ее открывать, а кликнем по ней правой кнопкой мыши и выберем команду Подключить сетевой диск. Откроется диалоговое окно, в котором выбираем букву для логического диска. Теперь на компьютере Materialist имеется вроде бы рядовой диск S:, но на самом деле он является общим сетевым хранилищем, которое доступно всем сотрудникам.

Аналогичным образом общий сетевой диск следует подключить на каждом компьютере локальной сети. В общении между собой сотрудники будут говорить, что такой-то файл лежит на сервере, подразумевая эту общую папку, которая фактически и будет выполнять роль файлового сервера. Пользоваться таким сервером S: предельно просто - точно так же, как диском C: или D:.

Выгода третья - общая бухгалтерская программа

По достижению определенного уровня квалификации и взаимопонимания, в бухгалтерском коллективе встает вопрос об использовании общей бухгалтерской программы. Этот вопрос тоже не всегда очевиден и однозначен. При слабой организации или конфликтной ситуации внедрение общей программы может ухудшить положение и лишь добавить проблем.

Организация труда, когда каждый бухгалтер выполняет работу сам по себе, имеет ряд преимуществ. Такая структура является достаточно живучей, так как звенья мало зависят друг от друга. Причем, каждое звено можно модернизировать отдельно. Сотрудники имеют разный уровень квалификации, разные навыки работы с компьютером, поэтому продвинутому бухгалтеру в такой структуре ничто не мешает использовать в своей работе разнообразные программы, а в то же самое время другой бухгалтер может ограничиться более простыми средствами.

Но все же главный критерий готовности коллектива к совместной работе - это человеческие отношения. Если мы еще не знакомы с конкретным коллективом, то для проверки можно предложить для начала реализовать хотя бы первую выгоду от использования локальной сети - общие принтеры. Если увидим радость от открывающихся новых удобств, то надежда есть. Если же услышим, что-то вроде "а я не дам использовать свой принтер, а то они его сломают, израсходуют весь тонер и бумага у меня своя", то вполне можно рассчитывать, что при общем использовании бухгалтерской программы этот же человек скажет "это они наверняка неправильно что-то ввели и теперь у меня не сходится". Причем, не важно, являются ли эти заявления справедливыми, а просто констатируем проблемы в коллективе.

У нас коллектив, конечно, дружный, так как освоение первых двух выгод от локальной сети прошло успешно: бумагу для общих принтеров храним в одном месте, а не по своим ящичкам, документы на сервере не свалены в кучу, а разделены аккуратно по папкам и все в них ориентируются. Поэтому главбух с материалистом уже обсуждают вопрос, как бы освоить бухгалтерскую программу. Общее направление мыслей такое, что в этом случае для материалиста облегчится его работа по оприходованию, списанию, инвентаризации, формированию материальных отчетов, а главбух хотел бы иметь оборотный баланс, вводить разные проводки, работать с дебиторами или кредиторами на основе введенных материалистом накладных и проплачивать их через банк.

Для пробы воспользуемся, конечно, программой БУРАН. Пощупаем, если не подойдет, то потом попробуем другую. Скачиваем БУРАН с данного сайта и на компьютере Glavbuh запускаем на установку. Выбираем тип установки Полная, так как устанавливаем на сервер. Внимательно выбираем папку установки. Программа устанавливается, запускается.

Как с программой работать можно прочитать в других заметках. Здесь же нам важно отметить, что программа установлена в общую папку \SERVER.

На компьютере Glavbuh программа БУРАН запускается. Теперь нам нужно сделать так, чтобы с программой можно было работать и на компьютере Materialist. Для этого на компьютере Materialist тоже запускаем установку программы БУРАН, но теперь выбираем тип установки Сетевая. В качестве папки установки можно выбрать любой локальный диск. Дальше программа устанавливается, запускается и запрашивает путь к базе данных. От подключения сетевого диска отказываемся, так как диск S: уже подключен. Выбираем диск и папку. Программа подключается к базе данных и начинает работу. Если зайти в меню Сервис - Системная информация, то можно убедиться, что программа на компьютере Materialist использует общую базу данных на сервере. В меню Сервис - Журнал регистрации можем видеть, кто сейчас работает с программой.

Программа точно так же может устанавливаться и на другие компьютеры локальной сети. Пока что программа запускается без пароля, но для большего порядка можно в меню Сервис - Список пользователей настроить индивидуальные пароли и права доступа для каждого сотрудника. Собственно, дальше идет обычное освоение программы и мы отмечаем, что смогли реализовать третью выгоду от локальной сети - совместная работа в бухгалтерской программе.