О программе БУРАН ЗАРЯ Скачать Заметки Регистрация
06.06.2016

Отчеты в формате Excel

Важным результатом работы бухгалтерских программ обычно являются разнообразные отчеты. В начале массового внедрения персональных компьютеров бытовали представления о том, что компьютер способствует безбумажной технологии. Но, пока что, практика первых тридцати лет показывает, что количество бумаг растет пропорционально росту скорострельности принтеров. Конечно, вручную без помощи компьютера изводить столько бумаги раньше было невозможно.

Система формирования отчетов в программах БУРАН и ЗАРЯ позволяет распечатывать отчеты на выбранном принтере с указанием нужных страниц и количества экземпляров, просматривать отчеты на экране монитора. Продвинутые пользователи могут подстраивать внешний вид с помощью конструктора отчетов, а обычным пользователям предлагаются простые настройки

Эти отчеты предназначены для распечатки на бумаге или для сохранения в формате PDF. Они удобны в работе, но имеют недостаток - их можно просматривать, но нет возможности редактировать. Поэтому в программах БУРАН и ЗАРЯ в дополнение ко многим обычным отчетам имеется возможность сформировать отчет в формате Excel.

Такая возможность появилась в программе БУРАН 5.60, 03/2000г. Отчет формировался в формате SYLK (результирующий файл имел расширение .SLK), который можно открыть в любой версии программы Microsoft Excel, где его можно корректировать либо задействовать в дальнейших расчетах. В программе БУРАН 8.10, 06/2007г. была добавлена возможность формирования отчета в формате XLS, практическая реализация которого была упрощенной (использовался один из ранних вариантов этого формата), но позволяла задействовать в работе не только Microsoft Office, но и бесплатный офисный пакет OpenOffice и его клоны.

В том же 2007 году в программе Microsoft Excel 2007 появился новый более прогрессивный и открытый формат для электронных таблиц - XLSX. Но пользователи столкнулись с проблемой - новые файлы не открывались ни в предыдущих версиях Excel, ни в других офисных пакетах. Теперь, спустя 10 лет, хоть и можно встретить компьютеры, на которых не открываются файлы формата XLSX, но в целом этот формат стал общепринятым стандартом, который поддерживается многими офисными пакетами и онлайновыми сервисами редактирования документов. Даже пользователи предыдущей версии Microsoft Excel 2003 могут установить бесплатное дополнение для работы с форматом XLSX.

В программах БУРАН и ЗАРЯ 2016.06 разработан новый механизм экспорта отчетов для Excel - теперь вместо форматов SYLK и XLS формируется отчет в формате XLSX.

Отметим некоторые плюсы этого решения. Если в предыдущем варианте сформированный отчет был предназначен только для программ Microsoft Excel и OpenOffice (LibreOffice) Calc, то теперь его можно использовать и в других программах таких как, Ashampoo Office, WPS Office, SoftMaker Office, Яндекс документы, Google Docs и других. Реализован ряд возможностей, которые были недоступны при использовании формата SYLK:

  • объединение ячеек по горизонтали или по вертикали
  • установка полей печати и ориентации бумаги - книжная или альбомная
  • управление высотой строк
  • управление переносом слов внутри ячейки
  • дублирование заголовка (шапки) таблицы в начале каждой страницы при распечатке отчета
  • максимальное количество колонок 1024 вместо 256, которых иногда не хватало для Главной книги или очень широкой Расчетной ведомости.
Например, шапка расчетной ведомости в программе ЗАРЯ теперь форматируется автоматически примерно так.

Поверхностная проверка поддержки формата XLSX различными офисными пакетами показала, что хотя почти все популярные программы заявляют о совместимости с форматом XLSX, но на практике некоторые из них имеют грубые ошибки. И если проблемы пакетов Ability Office или даже WordPerfect Office с его некогда знаменитой электронной таблицей Quattro Pro нас мало волнуют, то ошибка в программе LibreOffice Calc довольно неприятна, так как эта программа бесплатна и в целом является отличной альтернативой платным пакетам. Проверить наличие ошибки в LibreOffice Calc довольно легко - создадим новую таблицу. Установим ширину колонки ровно в 10 сантиметров. Сохраним таблицу в формате XLSX, закроем программу, а затем снова откроем сохраненную таблицу и обнаружим, что ширина колонки изменилась. Если эту таблицу снова сохранить и затем открыть, то ширина колонки будет новая.

Ширина колонок может изменяться в меньшую или в большую сторону. Ошибка возникает не при сохранении файла, а при его открытии. Это хоть и не влияет на расчеты, но в работе довольно неприятно, особенно при выводе на печать. Кстати, родственный пакет OpenOffice 4.1.2 такой ошибки не имеет - он открывает файл формата XLSX без искажения ширины колонок, хотя и не имеет возможности сохранять файлы в этом формате.

Надеемся, что разработчики LibreOffice, как и разработчики других офисных пакетов, будут улучшать совместимость с форматом XLSX, который фактически стал общепринятым стандартом для электронных таблиц.

Дополнение от 02.02.2017

В LibreOffice 5.3 ошибка с шириной колонок исправлена.