О программе БУРАН ЗАРЯ Скачать Заметки Регистрация
13.01.2016

Топливо по талонам

Автомобильное топливо является распространенным объектом бухгалтерского учета. Общепринятым является такой порядок работы с топливом, когда предприятие сначала приобретает талоны на топливо. Затем эти талоны по мере надобности выдаются водителям, которые самостоятельно обменивают их на топливо. Учет расходования топлива, то есть его списание, выполняется не по факту его заливки в бак автомобиля, а по факту его сгорания в цилиндрах двигателя. Этот учет ведется косвенным методом по совершаемой топливом работе, а именно по пробегу автомобиля. Поэтому в качестве прибора учета используется не топливный расходомер, а одометр автомобиля. Одометр измеряет пройденный автомобилем путь, который бухгалтерия по специальным нормативам пересчитывает в израсходованное топливо.

Конечно, нормативы очень приблизительны и могут не учитывать многих факторов, существенно влияющих на расход топлива: езда по трассе или по городу, сухая дорога или заснеженные улицы, один пассажир или груженая машина, использование кондиционера и т.п. Но, на практике с этими нормативами достигнут некий компромисс и этот порядок устраивает все стороны.

Программу БУРАН бухгалтер сам подстраивает под особенности своего учета. Он указывает программе, какие следует выполнять проводки по разным типам документов. Рассмотрим один из возможных вариантов настройки программы для учета автомобильного топлива. Это может быть бензин разных марок, дизельное топливо, сжиженный газ.

Группы объектов

В справочнике объектов создадим отдельную группу для топлива. Для группы обычно указывается счет по плану счетов, на котором предочтительно учитывать объекты данной группы. Для конкретного примера возьмем счета, которые обычно используются в бюджетных учреждениях: талоны на топливо учитываются по нарицательной стоимости на счете 331 Денежные документы, а само топливо на счете 235 Топливо. Поэтому здесь может быть два разных подхода. Первый - создать две группы объектов: "Талоны на топливо" и "Топливо" с указанием в них соответственно счетов 331 и 235. Второй - создать одну группу объектов "Топливо" без указания счета, подразумевая что объекты будут передаваться со счета на счет.

Если использовать две разные группы объектов, то это означает, что выполняется приход объектов группы "Талоны на топливо", затем выполняется их расходование на водителя - талоны выдаются ему под отчет, например, на счет 362.5. Там они и исчезают. После этого выполняется приход со счета 362.5 совсем других объектов в группу "Топливо". Такой подход позволяет оприходовать топливо другой марки и в другом количестве, чем то, которое в виде талонов было выдано водителю. Главное, чтобы оприходованная сумма равнялась сумме талонов, списанных под отчет водителю. Можно оприходовать даже не топливо, а другие объекты, на которые водителю удалось обменять талоны. В этом случае счет 362.5 является субъектным, обороты и сальдо по нему можно получать в отчете Дебиторы и кредиторы.

Опыт общения с бухгалтерами показывает, что подход с двумя разными группами объектов довольно часто воспринимается с трудом, а возможность без проблем обменять 20-ти литровый бензиновый талон на хозтовары не радует, а скорее пугает. Обычно бухгалтер хочет однозначно обменивать талоны на топливо, иметь сквозной учет этого процесса. Поэтому для примера будем использовать второй подход - единую группу объектов "Топливо" без указания в ней счета. (Для продвинутых пользователей в скобках отметим, что для данного примера не будет иметь никакого значения, указан ли в этой группе объектов какой-либо счет или совсем не указан. В данном случае это никак не повлияет на результат и на дальнейшее повествование. Но практика показывает, что это имеет значение для психологического восприятия - поэтому счет не указываем.)

В этой группе будут примерно такие объекты.

Типы документов

Дальше подготовим нужные типы документов и схемы проводок. В справочнике типов документов создадим отдельную группу Топливо, так как его удобнее учитывать отдельно от других объектов.

В этой группе разместим все типы документов, которые понадобятся для учета. Приход талонов будет выполняться следующим типом документа.

Дальше талоны передаются водителю под отчет. Для этого можно использовать отдельный счет 362.5. (При использовании метода с единой группой объектов "Топливо", этот счет в плане счетов можно назначить объектным и формировать по нему материальный отчет).

Водитель обменивает талоны на топливо, которое приходуется на счет 235. При этом водитель выступает в качестве материально-ответственного лица, за которым числится топливо на счете 235. В графах Кому и От кого выбран одинаковый Субъект, так как водитель передает топливо самому себе.

Затем водитель отчитывается по пробегу автомобиля, выполняется списание топлива.

Итого получаем такой набор типов документов для учета топлива.

Ввод документов

Переходим в меню Документы - Документы по группам - входим в группу Топливо - нажимаем кнопку Добавить - выбираем тип документа Приход талонов.

Заполняем приход талонов на бензин и газ от предприятия Нефтепродукт на материально-ответственное лицо Берендеев.

Затем добавляем документ Передача талонов водителю.

Водитель обменивает талоны на топливо.

Затем топливо списывается пропорционально пробегу автомобиля.

Таким образом введены четыре документа, иллюстрирующих круговорот топлива.

Отчеты

На основе введенных документов программа формирует различные отчеты. В отчете Оборотная ведомость показывается суммарное движение и сальдо по всем счетам.

В отчете Дебиторы и кредиторы по счету 675 появится задолженность перед предприятием Нефтепродукт, ведь талоны еще не оплачены.

Количественное движение талонов и топлива показывают материальные отчеты, например, материальный отчет по счету 311.

Аналогичным образом можно сформировать материальные отчеты по водителям и счетам 362.5 или 235.

Если нужно одним махом сформировать отчет по всем водителям, то следует использовать Матотчет развернутый c указанием группы субъектов Водители.

Учет топлива является одним из сложных разделов учета. На этом примере показана методика настройки программы БУРАН. В разных организациях и предприятиях имеются свои особенности учета, под которые аналогичным образом программа подстраивается.